Del presentasjonene dine!

«Kan du sende meg den presentasjonen når du er tilbake på kontoret?» er en vanlig frase å høre i møterom over det ganske land. Hva med å sende både den du holdt og alle andre relevante presentasjoner du har laget samtidig?

Evelin_presenting_at_Wikimedia_presentation

Å legge ved 14 ulike presentasjoner i oppfølgingseposten du sender etter møtet kan muligens fremstå som en smule selvsentrert. Dersom du laster opp presentasjonene til en tjeneste som for eksempel SlideShare, derimot, kan du vise større bredde av kompetansen din uten å fremstå som påtrengende eller skrytende.

Ofte liker jeg å lage to versjoner av presentasjonene: den ene er den jeg viser i møtet og den andre er helt lik bortsett fra at jeg legger inn slider som dekker de viktigste punktene for det jeg har gjennomgått muntlig. Denne versjonen fyller funksjonen som ferdigskrevet notat for de som var til stede i møtet samtidig som den sørger for at personer som ikke var til stede får med seg de sentrale punktene. Dette er nyttig hvis en av deltagerne ønsker å videresende presentasjonen til en kollega.

Dersom presentasjonen dekker en pitch jeg holder ofte har jeg en generell, offentlig tilgjengelig versjon med kommentarer og en skjult versjon som kun kan nås av personer som har fått linken. Den skjulte versjonen er da den jeg har vist frem i møtet og er stilet med kundens logo, dato for møtet osv. Da sender jeg både linken til den offentlige og den skjulte, og dermed slipper jeg å lage to stilede versjoner.

Du trenger selvfølgelig ikke nøye deg med å sende linker i epost. SlideShare lar deg også lett legge inn presentasjoner på hjemmesidene dine eller i bloggposter som her:

Denne måten å gjøre ting på har flere fordeler:

  • Du kan nå de i organisasjonen som ikke var i møtet
  • Du får vist bredde i kompetansen din – kanskje kan du ting du ikke visst kunden hadde behov for
  • Du kan få inngående leads fordi du har delt godt innhold
  • Du får en ekstra motivasjon til å jobbe ordentlig med presentasjonen fordi du vet den skal ligge åpent på nett

Og best av alt: verktøyet er helt gratis.

Har du noen gratisverktøy som er nyttig å bruke i jobbsammenheng? Bruk gjerne kommentarfeltet til å dele tipsene dine!

Advertisements

Ett skritt fram og ett tilbake

Oracle’s Java valgte omsider å fjerne Ask Toolbar fra installasjonsprogrammet sitt for noen uker siden. Nå har de derimot inngått et samarbeid med Yahoo i stedet..

oracleyahoo

Den nye løsningen er hakket bedre enn den forrige. Denne gangen vil det ikke være noe som installeres dersom du glemmer å fjerne avhukingen. Det den derimot gjør er å endre hjem-side og standard søkemotor til Yahoo, i følge bloggen SuperSite for Windows.

I samme innlegg står det også at en foranledning til skiftet kan være at Windows’ egen antivirus-løsning Defender nylig definerte Ask Toolbar som skadelig programvare og fjernet den for brukere som hadde fått den installert. Det burde være et tydelig signal til aktører som Oracle at brukere flest ønsker å fritt velge sine egne nettleserutvidelser.

Design og hjemmesider

Et innlegg i forrige uke tipset om gratis programvare som kan bidra til å kutte en del utgifter i bedriften. En viktig ting som ikke ble nevnt der var hjemmesider og design – et område som fort kan bli veldig dyrt når man henter inn ekstern hjelp.

designer

Dersom du ikke har kompetanse til å sette opp en hjemmeside fra bunnen av trenger du en CMS-løsning eller en hjemmesidebygger. Markedet flommer over av slike i ulike prisklasser og med varierende kvalitet. I dette innlegget omtaler jeg kun det jeg anser for å være det beste – ingen over, ingen ved siden – og gratis er det også:

Lag hjemmesidene med WordPress

WordPress ble i utgangspunktet laget som en publiseringsplattform for blogger, og er fortsatt det i dag. De siste årene har plattformen blitt mer og mer populær også for å lage ordinære hjemmesider. Hovedgrunnen er at det er lett å sette seg inn i og med gode muligheter for tilpasninger. Du kan laste ned WordPress til bruk på ditt eget webhotell. Mange leverandører har tilrettelagt for enkel (one-click) installasjon – sjekk med leverandøren som hoster domenet ditt!

Det finnes mengder av designtemaer til WordPress. Noen koster litt, men mange får du helt gratis. Når du velger design er det viktig å tenke på at det bør være responsivt, det vil si at det tilpasser seg mobiler og andre små skjermer. Nettsider som ikke er optimaliserte for mobil bruk får dårligere rangering i Google.

Krydre med profesjonelle bilder

Enten du lager hjemmeside eller det bildene som setter prikken over i’en. Noen er talentfulle fotografer og andre har råd til å leie inn en profesjonell. Resten av oss sverger til stockfotografier – illustrasjonsfotoer tatt av profesjonelle fotografer. Mange bildebyråer selger slike bilder til en overkommelig pris. Det finnes også en del sider som gir bort stockfotografier under ulike Creative Commons-lisenser. Bilder av god kvalitet som du kan bruke både kommersielt og privat uten å bryte åndsverksloven.

Fotoredigering med Gimp

Når man jobber med bilder ønsker man innimellom å gjøre noen små endringer. Noe kan ordnes i programvare som ligger som standard på en hver PC, men innimellom har man behov for litt mer. Adobes Photoshop er det mest brukte programmet for bilderedigering. Som de fleste andre populære verktøy har også Photoshop en gratis motpart: nemlig Gimp. Sistnevnte har et litt traustere design, men inneholder de fleste funksjoner du måtte ønske deg og flere til.

Et lite bonustips helt på tampen: dersom du har tid og interesse for å lære deg å lage hjemmesider fra bunnen av finnes det flere gratis kurs på nettet. Å ha kunnskaper i HTML og CSS kan være veldig nyttig, også for å gjøre små designendringer og tilpasninger på en plattform som WordPress. En god variant er nettsiden Codecademy. Der kan du lære de nevnte språkene, men også en hel rekke andre mer kompliserte programmeringsspråk.

Småbedrift på sparebluss

De fleste som driver en bedrift er opptatt av å holde kostnadene nede. Samtidig er det viktig å ha gode systemer, og dermed kan programvare og IT-utstyr fort bli en uforholdsmessig stor utgiftspost. Alt fra Office-pakke til regnskapssystemer fører til press på bunnlinjen og mange små økonomiske avgjørelser kan føles som en kamp mot likviditeten.

Publisert av Ryen McGuire under Creative Commons Zero-lisens.  http://www.gratisography.com/ https://creativecommons.org/publicdomain/zero/1.0/

Kamp om kronene

Allikevel kan det være lys i enden av tunnelen. På det store Internett finnes det mye åpen programvare som helt gratis kan dekke de fleste behov for en vanlig småbedriftseier.

Dokumenter, regneark og presentasjoner

De fleste har brukt Microsofts Office-pakke. For bedrifter er den priset til drøyt 68 kroner i måneden for den rimeligste planen. Her finnes det gode alternativer, blant annet opensource-varianten LibreOffice. Google har også sin nettbaserte kontorpakke, og begge disse alternativene dekker behovene de fleste brukere har. Det finnes noen små forskjeller, spesielt i appene for regneark, men det går først og fremst på tastatursnarveier og andre funksjoner for rutinerte brukere.

Å kommunisere med omverdenen

Det eneste Office-programmet som ikke dekkes av de nevnte programmene er epostklienten Outlook. Google har selvfølgelig sin Gmail, og det er mulig å konfigurere denne slik at du kan bruke ditt eget domene som avsenderadresse. De har også en bedriftsløsning, men denne koster noen dollar i måneden. Personlig foretrekker jeg en skrivebordsløsning. Thunderbird er laget av Mozilla (utviklerne bak nettleseren Firefox) og er en glimrende erstatter for Outlook.

Få pengene inn – og holde oversikten

Vi er enige om at det er viktig å holde utgiftene nede. Allikevel er det en ting som er enda viktigere, nemlig å få pengene inn på konto. Inntekter som bare ligger i Excel betaler ingen regninger. Det finnes en rekke fakturaløsninger som enten er gratis eller der du betaler for antall fakturaer sendt. Sendregning.no er en enkel og rimelig tjeneste der du blir fakturert pr sendte faktura. Et annet, helt gratis alternativ, er Nettfaktura. Du kan også stort sett sende faktura fra regnskapsprogrammet ditt. Her finnes det også gratis varianter på nett. Samtidig er regnskapet noe av det viktigste i bedriften, så her har jeg valgt å betale noen kroner i måneden for å få et trygt system fra en etablert aktør.

Ønsker man å ta betalt med kort har norske iZettle valgt å gi bort en kortleser gratis til de som velger deres løsning. Betalingen her foregår ved at iZettle tar en mellom 2,75 og 1,5 prosent av pengene som kommer inn. Jo større omsetning du har, jo mindre blir prosentandelen som går til leverandøren.

Kundeservice og support

Dersom du skal drive kundeservice via Internett eller telefon er det alfa og omega å holde styr på sakene som kommer inn. Freshdesk er et meget godt verktøy for å holde styr på henvendelser som er gratis opp til tre kundeservicemedarbeidere. Det fungerer ypperlig til teknisk support, men kan brukes og tilpasses til en rekke bransjer.

Det er med andre ord penger å spare i de fleste områder i bedriften. Spesielt på programvarefronten er det nesten alltid et godt, gratis alternativ til de etablerte variantene.